IT 1NOTE パソコンスクール

岡山市北区・静かな住宅街のパソコン教室。仕事、日常生活でパソコン活用術。 スマホやタブレット~資格取得まで。IT1NOTE(アイティーワンノート) パソコンスクールつしま校

TEL.086-252-7585

〒700-0088 岡山市北区津島笹が瀬10-16

Excel

実践レッスンで苦手な書類作成も克服!

岡山市北区 実践型パソコン教室

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実践型個別指導 身体で覚える実践パソコン

講師きびだんご桃子
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教室に通われるまでは、ワードやエクセルの書類作成がずっと苦手で、

どうしても上手く出来なかったという生徒様。

 

実践レッスンで習った事を実際に書類作成で活用できて、

周りから喜んでもらえた、とても好評だったと

生徒様から嬉しいご報告、喜びのお声を頂きました。

 

 

書類作成で実際に役立つ事、重要なポイントを多くお伝えしております。

苦手だった書類作成を克服され、生徒様のお役に立てれた事、

本当に嬉しく思っております。

 

周りから喜んでもらえた事は、生徒様の自信にもなります。

それがきっかけで、また出来ることの幅が広がります。

これからもご一緒に頑張りましょう!

 

 

 

パソコン初心者の方、シニアの方、大歓迎!

もしご検討されてる方は、見学、無料体験もございますので、

どうぞお気軽にお問い合わせ下さいませ。

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作業効率UP!エクセルの便利な機能を活用しよう

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お仕事で、請求書や納品書、売上表など、表作成に適しているソフトは、

やはりエクセルが一番適応しており活用できます。

 

エクセルは、計算やグラフ作成、

データベースの統計を表すのに適しています。

 

お仕事でエクセルを使用していた生徒様で、教室で習われる前までは、

表作成や請求書など、全て一つ一つ手入力されて時間を掛けて

作成されていたそうです。やはりその中でも入力ミスも多くあったようです。

 

 

実践レッスンで習った事で、エクセルの表に計算式や関数を入れて、

表の内容に合わせて適切な設定を掛けておけば、直接入力する箇所も

少なく手間も省けて、入力ミスも防げて、また大幅に業務作業の

時間短縮にもなると大変喜んでらっしゃいました。

 

「これなら早く出来そうです。知ってると知らないでは、

 こんなに違うんですね!」

 

エクセルには便利で活用できる設定はたくさんあります。

書類作成に使わないのは勿体無いです。

引き継ぎでもらったファイルでも、更に使いやすい様に

訂正、修正する事もできます。

 

習われた生徒様から、エクセルはこんなに便利だったとは知らなかった、

というお言葉をよくお聞きしております。

 

生徒様の日常の業務作業が改善され、手間や入力ミスも減り、

日々の作業効率が上がる様に、実践レッスンでお伝えして参ります。

 

 

 

 

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EXCEL関数 勤続年数を求める関数

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講師きびだんご店長
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職場で社員データ表を作成する時に

ぜひ入れておきたいのが、勤続年数。

これが入っていると便利な事が多いんですよね。

さっそく、下記の様なひな型を作成してみました。

E2は、手入力でもToday関数で出しても大丈夫です。

では、E4に勤続年数を求める関数を入れてみます。

入力は半角入力に切替て、手入力で。

   =DATEDIF(D4,$E$2,”Y”)

後は、オートフィルで式のコピーで完了。

※ オートフィル時にE2番地は動いてはいけないので絶対参照が必要

 

 

 

 

学習ポイントは、4つ。

① 本日の日付はTODAY関数。

② DATEDIF関数(デイトディファレンス関数)で勤続年数を

③ オートフィルのコピー

④ オートフィル時に参照される場所が動かない設定(絶対参照)

 

さあ、今日からさっそく活用してみましょう♪

上記の事、わからないと思った人は、ぜひ教室へ来て下さいね。

 

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エクセル関数は簡単な方法からスタート

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エクセルの初心者さんで、表の中のセルに計算式を作る時に、

「数式バー」もしくは「セル」の上で直接(例えばIF関数だと)

=IF(E5>=15000,”A”,”B”)

この数式を一文字一文字、手入力されている事があります。

 

この方法でも間違いではないのですが、エクセルの初心者さんが、

数式や関数の仕組みなどをまだよく把握していない段階で、

数式を手入力を行い、その中の記号一つでも忘れるとエラーが起こり、

正しい答えが表示されないということがあります。

手入力だと入力ミスなどが起こりやすく、大変手間が掛かります。

 

数式を直接一文字ずつ手入力されているのは、今までエクセルを独学で、

もしくは、周りの人に教えてもらったという方に多くいらっしゃいます。

 

また中には、エクセルの参考書でも説明が足りず、

解説文には「この数式を入力」とだけ一言。

 

中には数式の詳細な過程を省いているので、これでは初めての人だと

全て一文字ずつ手入力なんだと勘違いしてしまいます。

 

 

実践レッスンのエクセルでは、計算式はセル参照で、

関数はボックスを基本として手入力に行きます。

 

その計算方法も一通りではないので、その表に最適な計算式の選び方や、

計算式の使い分けの仕方など、実践的な活用方法をお伝えしております。

 

エクセルの計算式は、基本の演算子から、多種多彩な関数まで、

幅広く揃っています。

その中から、実際によく使用されている便利な計算式や関数を習います。

 

数字や計算というと難しいようですが、しっかりと基本を理解しておけば、

とても便利で使えるエクセルの計算式、関数です。

すぐに使えるものばかりですので、ぜひ表計算に活用してみましょう。

 

 

 

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身近にある事をPC活用(ダイエット表とグラフ)

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パソコンが好きになるきっかけに

「日常生活を取り入れる」という方法があります。

例えば、自分はダイエットの最中だとします。

そんな時は、

エクセルで下記のような表を作成できるといいですね。

※サンプル表

そしてそこから・・・。

下記のようなグラフができれば・・・。

 

ダイエット計画に勢いがつくはずです。

身近な生活の中にパソコンを取り入れる事が、

どんなに感動する事か

そして

どんなに便利な事か

それを思うと

パソコンの学習が

ワクワクする事に変わっていく事でしょう。

 

 

この続きは、教室で語り合いましょう♪

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パソコン購入時にOffice(ワード・エクセル)は必要か?

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先週はパソコン購入相談が多い週でした。

パソコン購入の検討で、昔と違う所が

Officeソフト(ワード・エクセル)を
購入するか?どうか?です。

特にモバイルPC11インチ~13インチだと
選択制になっている事が多いようです。

これは私個人の考えですが、Officeソフトを
パソコンに取り入れるのは、
回りの人との共同作業があるか?ないか?で決めるのも
一つの判断材料になると思います。

今は、格安のOfficeソフト~無料のOfficeソフトまであるからです。

一昔前までの必ずしもOfficeソフト(ワード・エクセル)が
ないと駄目とは言わなくなってきているからです。

格安~無料のOfficeソフトの注意しなくてはならないのが、
正規のMicrosoft社のOfficeソフト(ワード・エクセル)書類を
どこまで正確に再現するかです。

また初心者の方が購入したいマニュアル本は、
格安~無料のOfficeソフトは少ないという事を把握しておきたい所。

ここを見極めてパソコン購入時に
Officeソフトも購入するかを決めたい。

自分一人だけの作成なら良いが、
町内会等の共同作業には向かない物も多くあります。

 

ただ、就活されている学生さんは、

正規のOfficeソフトを推奨します。

会社は共同作業や作成ファイルを

ひな型として、いろいろと利用する場合が多いからです。

 

パソコン購入ご検討している方で気になる方は、

ぜひ教室へご相談下さい。

 

 

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この続きは、教室で語り合いましょう♪

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パスワード管理で困ったら(エクセル編)

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授業をしていて
皆様が困り立ち止まるのがパスワードです。

「え~と・・・なんだっけ??」

・・・調べる事15分。ようやくわかって授業再開。

人によっては、パスワードはわからないまま、
「次回までに調べてきます!」
なーんて事もあります(^^;

パスワード管理ソフトやウィルス対策ソフトを
使う手もありますが・・・。

身近なエクセルというソフトを使って
管理する事もできます。

さっそく試してみましょう♪

まず下記のような表を作成して
任意の場所に名前を付けて保存します。(上下図参照)

保存が出来たら

①ファイル→ ②情報→ ③アクセス許可(ブックの保護)

パスワードを使用して暗号化をクリック
※Excel2010画面

 

Excelでパスワード管理するなら
必ず暗号化しておくと良い。

ファイルを開くとこんな感じで

パスワードを求めて来るのです(*^^)v

ん??

・・・。

Excel book(ファイル)を
開くパスワードを忘れた?(^^;

それは・・・ちょっと・・・。

 

 

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EXCEL データ抽出の基本 フィルタ

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エクセルでデータを抽出する基本はフィルタになります。
使い方は、シンプルで簡単。

さっそく試してみましょう♪

下記のような支店別売上表から
4月5月6月だけのデータを抽出してみます。

B4をクリック。

データタブのフィルタをクリックします。

 

下記の赤丸マークを ①クリックします。

 

② 7月8月9月合計のチェックを外します。

 

③ OKをクリックします。

これで4月、5月、6月だけのデータになりました。

ここから応用の知識へと旅立ちます。

 

 

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この続きは、教室で語り合いましょう♪

 

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あまりにも内容が省かれた特集には注意

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4月は新学期、新社会人としてスタートする時期ですので、

その準備の為の関連商品、特集などもたくさん出ています。

 

雑誌の特集に、パソコンの便利な操作方法が掲載されていました。

エクセルのVLOOKUP関数の解説が、ほんの数行程度だけの

説明で驚きました。

 

簡単な関数ならいいのですが、資格試験にも出る難易度の高い関数。

その内容があまりにも省き過ぎで、これではエクセル初心者さんの方では、

とても理解しづらく、しかも難しい設定の仕方の内容でした。

 

以前にも書いたのですが、雑誌には日常や仕事に役立つ内容が

たくさんあり、とても楽しめるのですが、

雑誌は無制限ではなく制限があります。

それはページ数と行数と文字数です。

 

その制限の中で収める為、どうしても長々と詳しく説明を

載せれないのです。

関数のレベルにもよりますが、数行でポイントだけでは無理があります。

 

 

教室では、そのような制限はありません。

生徒様にいくらでも詳しく丁寧に解説をする事ができるのです。

 

 

どうしてその関数を使う必要があるのか?

その関数の答えが間違っていないか?正しいかどうかの確認の仕方は?

その関数の修正が出来るかどうか?

(まだこれはほんの一部です)

 

ただ、関数が出来たら終わりではないのです。

大事なのはその後も生徒様が使える事、表が扱える事です。

 

そこまで含めて解説を多く取り入れて生徒様に解説をしているのは、

生徒様がもし、一人になった時も困らない為です。

 

生徒様が一人になっても安心して作成できる事、困らない事が大事だと

常にそのことを意識して、一緒にレッスンを進めております。

 

 

 

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Excel コピーと貼付け 基本テクニック

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エクセルの表をすばやくコピー&ペーストして

 

次へ作成する表に
利用するという技を使っている人は多い事でしょう。

今回は、その時困る事を挙げてみました。

事例 下図参照
表のB2~G6を選択しB9へ貼付け①コピー & ②ペースト

   すると、下図のようにコピーした表が崩れてしまった。

こんな経験の方が多いのではないでしょうか。

本当は選択した表の高さ等、
そのままの姿、形で貼り付けたかった・・・。

そこで、ちょっとした工夫をしてみます。

元表の選択(セル範囲B2~G6)を
行の選択に変えます。
下図で言えば2~6行の数字を選択し①コピー

 

注意するのは行選択のコピーなので、貼付けは、
下図で言えば
A8(行コピーの貼付けは一番左端上基準 A列ならどこでもOK)
をクリックし②ペースト。

 

これで、表の形を崩さずにコピー&ペーストできました。

 

 

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