IT 1NOTE パソコンスクール

岡山市北区・静かな住宅街のパソコン教室。仕事、日常生活でパソコン活用術。 スマホやタブレット~資格取得まで。IT1NOTE(アイティーワンノート) パソコンスクールつしま校

TEL.086-252-7585

〒700-0088 岡山市北区津島笹が瀬10-16

Office

メール添付からのWord文書印刷の注意事項

岡山市北区 個別指導 実践型パソコン教室

IT1NOTE(アイティーワンノート)パソコンスクール つしま校
質問対話形式実践型個別指導 身体で覚える実践PC
講師きびだんご店長

好きな事をするフリ―講座 (質問対話形式実践型個別指導)

 

Wordで書類作成した広告パンフ。

このパンフを1,000部、取引会社へ印刷依頼メール添付。

この時の注意点は?

まず、相手方の

①Wordのバージョンを確認します。
同じバージョンなら問題ありませんが・・違うと・・。

※Wordバージョンが違い過ぎると互換性が離れます。
 互換性がないと文書が崩れてしまう箇所ができます。

次にWord書類の

②作成構成を確認します。

※テキストボックスやワードアート、段組み等で
 作成した個所は文書が崩れている方が多い。

③メール上(ネット上)で閲覧した画面と
 その書類を名前を付けて保存した画面を比較。

※メール上の画面は、パソコンに保存した瞬間
Word文書は崩れる事が多い。

 

特に③を知らない人が多いのです。

メール添付のWord文書は

保存すると崩れる事が多いと覚えておきましょう。

 

メール上で確認してOKだから自分のパソコンに

名前を付けて保存して確認せずに印刷した。

結果、テキストボックス作成文書の一部が

隠れて印刷できてないとか、

配置が全然、崩れているとかのトラブルが発生。

 

対策としては、Word文書のメール添付には、

変換したPDFファイルも

一緒に添付しておく事が親切で良いと思います。

 

 

Word文書の
メール添付の時は、
特に気を付けていきましょう。

 

 

只今、なんでも好きな事から始めれる
質問対話形式の
実践レッスンのキャンペーンを開始しております。

詳しくは下記をクリックし詳細ページへ

質問対話形式授業 春キャンペーン

IT1NOTEパソコンスクール Webサイト

 

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配布の地域活動ファイルが開かない2

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今回は前回の

「配布の地域活動ファイルが開かない」の補足です。

前回はパワーポイントファイルは
パワーポイントを持っている人でないと
基本、見れませんので、動画ファイルに変換して
誰でも見れるようにしましょうという事でした。

図で示すと

①がパワーポイントファイル

②が動画ファイル

今回は、この2つのファイルの特徴を知って欲しいのです。

①のファイル容量は 591MB のパワーポイントファイル

②のファイル容量は 2.65GB で動画ファイルに変換したもの

 

※下図参照 1GB = 1024MB

 

同じ内容のファイルでも形式が違えばこれだけ違います。

①のパワーポイントファイルは
基本パワーポイントを持っている人専用ですが
動画が入っているファイルにしては容量が軽いのが特徴です。

②の動画ファイルはどんな環境でも見れるのですが、
ファイル容量が4.5倍以上になり容量が重くなります。

以上の事から相手にUSBメモリ等で手渡す時は
相手の方がどういう環境なのかを考えて
手渡すのが良いと思います。

 

 

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配布の地域活動ファイルが開かない1

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土曜のレッスンからの取材です。

行政と一体となって地域活動をしているN様。

600人以上のホールの中。
皆様の前で地域活動を発表報告したみたいです。

この時の発表資料を行政の方がデータCDでプレゼント。

これを皆で見ようとした時に事件は起きました。

ファイルが開かない?見れない?

発表資料には、動画も入っていたので
DVDプレーヤーに入れてみたけど・・・反応しない。

そこで

どれ、どれ、と見てみると・・・

※左図の①参照

 

パワーポイントファイル(.pptx)です。

これは、パソコンに
パワーポイントが入っていないと基本、開いて見れません。

おそらく行政の方は、パワーポイントファイルで
差し上げれば後はどうでもなると説明しなかったのでしょう(^^;

しかしこのままでは、パワーポイント持ってない方は見れません。

そこでレッスンではその旨の説明をし
パワーポイントを動画ファイルに変換する事をお伝えしました。

※下図 ②参照

 

動画ファイル(.mp4)

この形式にしておけばパワーポイントが無くても
どなたでも見れます。

またUSBメモリやSDカードにも
保存でき、持ち運びに便利なのをお伝えしました。

次回はこのmp4ファイルからDVD作成。
DVDプレーヤーに入れて
動画視聴できるようにする授業の予定です(*^^)v

 

 

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学生さんのOfficeソフト強化講座!

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講師きびだんご桃子
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学生さんはパソコンが得意と思われてる方は多いようですが、

実際にオフィス系のワードやエクセルで作成を試してみると、

基礎が出来てなかったり、正しいタイピングが出来ていなかったり、

効率の悪い作成方法をされていることがあります。

 

学校の授業でパソコンを少し習ったことがあるとお聞きしてますが、

忘れてしまっていたり、やはり大事な基礎が身に付いてない様に見受けられます。

 

スマホを使っていることが、それがパソコンスキルに直結している訳ではなく、

また別に、パソコンスキルの基礎を習得しないといけません。

 

当教室では、学生さんや、就職・転職でパソコンを習われる方に、

実践力、実力が身に付く「オフィスソフトの強化講座」をご用意しております。

 

 

どのような職種でも業務では手書きよりも、パソコンでの書類作成が一般的です。

今ではその補佐的な役割がタブレットになります。

 

書類もいつも同じ決まったテンプレートを使用するとは限りません。

一から新たに作成することもあります。

 

レポートや書類も出来てるものを使うのではなく、一から作成できるか?

それが出来ないと後から上手く編集は出来ません。

 

どのような要望でも対応できるように、知識とスキルを学生の内に強化し、

オフィス系ソフトを使える様にいざという時の為に備えておきましょう。

 

 

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就活で内定後は、IT仕事活用術で準備対策!

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講師きびだんご桃子
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以前から取り上げている問題で「パソコンが使えない新入社員が多い」

というお声を現場からお聞きしています。

 

それとは逆にスマホやタブレットはよく使える、

パソコンの基本スキルが身に付いて無いという事です。

 

スマホやタブレットで十分では?と生徒さんの親御さんから

時々尋ねられますが、あくまでもスマホ、タブレットは補助的な役割で、

全て機能が揃ってなく、簡易的な機能で出来る範囲が限られています。

 

スマホ、タブレットは補助的なこと、簡易的なことが出来る範囲までで、

仕事の業務作業でスマホとタブレットだけでは、

今の現状だと機能的にパソコンと比べると、まだまだ足りません。

 

 

大学生の生徒さんが就活で内定が決まり、

仕事が始まるまでに職場で実践的なパソコンのスキルを習得し、

そしてパソコンの資格取得を目指すことになりました。

 

仕事が始まるまでの時間を有効的に使い、仕事での対応が出来るように、

今から実力を身に付けて、万全の体制を整えておく事は、

いざという時の為にとても良いことだと思います。

 

 

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書類の完成後、重要なポイントレッスン!

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講師きびだんご桃子
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パソコンで作成する物には、文章書類や計算書、企画書、

プレゼンの資料など、様々な形式の書類があります。

 

それらの作成物を時間を掛けてやっと完成すると、そこで終わり、

完成すると満足して終わるという方が多いと思います。

 

その書類は、後でたくさんの人にも見てもらう物ですが、

内容は見やすくて、分かりやすいか?

計算書などで入力操作しやすいかどうか?

 

完成した後の、重要なチェックポイントがあります。

それは、10個以上はあります。これがすぐに言えるかどうかです。

一つだけでなく、書類の形式によって違います。

 

 

客観的に、第三者が見ても内容が分かりやすいかどうか?

その意識を持てば、見落としてるところ、

まだまだ直すところは、実はたくさんある事に気付く筈です。

 

教室では、書類作成の作り方のレッスンだけでなく、

完成後の重要なチェックポイント、書類の直し方、

修正など様々な内容が含まれております。

 

 

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一人だと気付きにくい間違った操作、教室ではチェック出来ます

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本日の実践レッスンは、多くの生徒さんがいらっしゃいました。

とても忙しい一日でしたが、皆さま熱心に受講されておりました。

 

ウィンドウズもMacも、iPadやアンドロイドのタブレット、

iPhoneや簡単スマホまで、生徒さんはさまざまな機種をお持ちなので、

その中から、ミックスしたご質問も多くございます。

 

 

お仕事で活用できる内容や、趣味で楽しめることなどさまざま、

本日は、実際に使われているお仕事のファイル作成など、

修正、加工の基本から応用までポイントをお伝えいたしました。

 

何か操作方法の参考書や、ネットで方法を知っていても、

そこで実際に自分が正しい操作が出来ているかどうか?

一人だと間違っていても気づきにくいこともあります。

 

「ずっと間違った方法でしてたから時間がすごく掛かってました。」

正しい操作方法を知った生徒さんが仰ってました。

 

見ていると間違っていたり、作成で操作が難しいところは多くあります。

教室では、そこを生徒さん一人ひとりに合わせて確認ができます。

 

 

 

只今教室では、見学、無料体験実施中です。

どうぞお気軽にお問い合わせ下さいませ。

お待ちしております。

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教室を集中して勉強できる場として活用

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ただいま、教室は盆休み中です。

 

盆明けは、レッスンの進行など調整が必要ですので、

個々に生徒さんの状況を確認しながら進行してまいります。

 

 

普段からお仕事などでPCやタブレットを使用している生徒さんと、

毎日忙しくてあまり使用していない生徒さんなど、環境や状況も様々です

 

忙しい生徒さんは、なかなか家で勉強が出来ない分を

教室で集中してレッスンを受講されております。

教室は集中して勉強できる場所として活用されています。

 

独学とは違い、教室では講師がついております。

生徒さんご自身でも気付き難い間違いなど修正したり、

見落としが無く、個々のスキルチェックを行っております。

 

スキルアップ、趣味やお仕事活用まで幅広く実践型のレッスンで、

生徒さん一人ひとりをしっかりとサポートしてまいります。

 

 

○ 平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます。

 誠に勝手ながら下記の日程にて休業させていただきます。

 ※2018年8月11日(土)~8月17日(金)

 どうぞ宜しくお願い致します。

  なお、8月18日(土)より通常営業させていただきます。

 

◎お盆休み期間中のお問い合わせ、無料体験予約は、

ホームページからお願い致します。

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暑さには気を付けて試験に全力で臨みましょう

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講師きびだんご桃子
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教室でパソコンの資格試験対策を受けられている生徒さんは、

問題を繰り返し解き続けて、苦手項目も克服し、

ケアレスミスや弱点もほぼ無くなり、

合格圏に入りましたので、近々試験に挑みます!

 

 

試験当日まで十分体調を整え、万全の態勢で、

試験に全力で臨みましょう。

 

厳しい暑さが続いてますので皆さま、日々の体調管理には

十分気を付けてお過ごし下さいませ。

 

 

只今教室では、見学、無料体験実施中です。

どうぞお気軽にお問い合わせ下さいませ。

お待ちしております。

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普段されている作成でミスをチェック!

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お仕事や町内会の書類作成などで、パソコンで作成していると、

いつもミスをするところがあるとお聞きします。

 

レッスンで生徒さんが普段されている作成の仕方を確認する為、

例文を使ったり、実際に見せてもらい確認をしております。

 

生徒さんがずっと正しいと思っていた操作が、実は間違っていたり、

もしくは、間違いでは無いのですが、別の方法であったりと、

とても手間のかかる難しい設定方法でされてたりと様々です。

 

それが原因で毎回、作成途中でミスをしてしまって、

修正に時間が掛かり、大変な手間が掛かっている事があります。

 

教室では、一人ひとりスキルをチェックしておりますので、

間違っているところや直す箇所など皆さま違います。

 

まずスキルアップには、今の現状をチェックする事が大事です。

見落としてる箇所や直すところを見つけて、

それから更に上のレベルを目指しましょう!

 

 

只今教室では、見学、無料体験実施中です。

どうぞお気軽にお問い合わせ下さいませ。

お待ちしております。

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