IT 1NOTE パソコンスクール

岡山市北区・静かな住宅街のパソコン教室。仕事、日常生活でパソコン活用術。 スマホやタブレット~資格取得まで。IT1NOTE(アイティーワンノート) パソコンスクールつしま校

TEL.086-252-7585

〒700-0088 岡山市北区津島笹が瀬10-16

Excel

エクセルをもっと活用するには?

岡山北区 個別指導実践型 パソコン教室

IT1NOTE(アイティーワンノート)パソコンスクール つしま校

講師きびだんご桃子

あなたは、コースで学ぶ?自由に学ぶ?(充実した内容でお財布にやさしい教室)

 

教室に来られてる生徒様からのお話で、エクセルの使い方をよく知らない時に、

資格の参考書や、便利な操作を集めたポイント集のような雑誌や、

もしくはネットで勉強したのに、その時エクセルの使い方がわからなかったと仰ってました。

 

iPadWordExcel

 

エクセルにまだ慣れてないという方が、最初にどんな本を選ばれてるかによって、

逆に、操作方法が難しく分かり難くなっていると思います。

 

ポイント集でも、内容が中〜上級者向けだったり、いろいろと基本と応用がミックスされているので、

その中で覚えたとしても、全てに繋がりを持って理解していないので、

エクセルのスキルを身に付けることはなかなか難しいところだと思います。

 

教室では、基本〜応用と実践形式で進めておりますが、これも操作方法が一つ一つ単独ではなく、

表や作成物でも、個々の操作が全て繋がっていて、他と関連している事をお伝えしてるので、

一つのところから広がって、表全体を見て理解出来る様に、

その重要ポイントを生徒様へしっかりとお伝えしております。

 

覚え始めに全てばらばらで覚えてしまうと、余計に複雑で分かり難く、

表全体、作成物の全体を掴みにくくなってしまいます。

 

エクセルの高度で便利な機能を使いこなせれる様になれば、

お仕事でもエクセルの活用の幅はさらに広がると思います。

 

 

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ご質問は作成中や後で気付きます。

岡山北区 個別指導実践型 パソコン教室

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講師きびだんご桃子

あなたは、コースで学ぶ?自由に学ぶ?(充実した内容でお財布にやさしい教室)

 

ある程度パソコンのご経験のある生徒様で、エクセルの表、グラフや関数など、

ワードの文書作成を一から作れる方で、その作成中に生徒様が気になった箇所、

幾つかをご質問を受けております。

初めての方や初心者の方だと、どうしてそんなにたくさん質問が出来るのか?と

不思議そうにされてます。

 

1

 

全くの初めての方や初心者の方だと、内容をどう言葉で伝えたらいいのかわからない等、

同じく「わからないから、どんな質問したらいいのかわからない。」とよくお聞きしております。

 

習い始めや最初の頃は、質問の数は少ないことの方が普通ですので、

ご自分の質問が少ないからと気になさらないで下さいね。

まずは、基礎〜応用をしっかりと理解してもらうことが大事です。

 

読んだり説明だけを受けるだけではその時は気付かないので、

やはり後で自分で実際に作ってみて、その時につまづいたり、失敗したり、

わからないことに気付くことが多くあります。

 

その時に、ご質問をどんどんしてみて下さい。

実際に作ってみて、後になって気付くという事を生徒様は実感しております。

「知ってるのと、やってみるのは違いますね。」

「作ってみて出来ないところがありました。」

生徒様から、後で改めてその意味がわかったと仰っておりました。

 

これも一つの例ですが、最初の頃は質問が少なくても、

徐々に覚えてきて作成に慣れてくると逆に質問が多くなってきます。

この時こそ、実力がしっかりと確実に身に付いてる証拠だと思います。

 

 

この続きは教室で語り合いましょう♪

 

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様々な表を作成出来るように

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講師きびだんご桃子

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お仕事で活用する為、生徒様からのご要望で多いのが、ワードで表作成が出来るようになりたい、

また、エクセルでも表作成が出来るようになりたい等があります。

 

どちらも表で見た目も同じ様なのに、実はお互いに共通してるところもあれば

全く違うところもあります。

 

iPadWordExcel

 

生徒様が時々、ワード、エクセルの表作成がごちゃ混ぜになってしまう事もある様で、

「こっちにはあるのに、あっちには無い?」と迷ってしまう事もあります。

 

そのあたりをはっきりと区別できる事が重要です。

お仕事などで表の内容を確認し、ワード、エクセルのどちらで作成したらいいのか、

その重要なポイントなどお伝えしております。

 

更に、後々の事を考えて表はどの様に作成したらいいか、

また表はワード、エクセルだけとは限らないので、

別の表へ変換し活用するなど様々な対処方法もあります。

 

内容も少なく小さな表もあれば、膨大なデータが入った大きな表もあります。

ワード、エクセルで様々な表が扱えれる様になりましょう。

 

 

 

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仕事活用、関数以外に重要な事

岡山北区 個別指導実践型 パソコン教室

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講師きびだんご桃子

あなたは、コースで学ぶ?自由に学ぶ?(充実した内容でお財布にやさしい教室)

 

就職先が決まった学生の生徒様は、今後お仕事で必要な関数を習われております。

今ではどの職業でも業務にはパソコンが必須で、活用されてるのがワード、エクセルと

両方使われてるところが多くあります。他にはパワーポイントも多く活用されています。

iPadOfficeアプリ1

その中で、生徒様は特にお仕事に活用できるエクセルの関数を

今から使いこなせる様に、継続して通われております。

 

エクセルの計算式、基本〜応用と個々の関数が出来れば、

次は「関数のネスト」です。

これは別々の関数を組み合わせたもので、複数の条件を加えてその結果、

分岐する答えを導き出すことが出来ます。

◉ IF関数とAND関数。

◉ IF関数とOR関数。

◉ IF関数とIF関数。

◉ IF関数とVLOOKUP関数。

それぞれの関数の特徴を把握し、条件に合った正確な答えを導きだす事ができます。

 

実践レッスンでは、関数の使い方だけでなく、開いたファイルを見て、

どのような内容の表なのか?その見方を重要視しています。

エクセルの参考書等、ほとんどが「関数の使い方」の解説が多く、

表の見方などはあまり触れられていません。

 

表の内容を理解し、そこに合う最適な関数は?

関数もたくさんある内の一つ、どの関数を使うといいのか、

ぴったりの関数を選ぶ事ができるかどうか、そこが重要です。

 

まだまだ、更に重要なポイントはたくさんあります。

実践レッスンでは、お仕事活用のエクセルをさらに強化しております。

 

 

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エクセル 数字入力したセルに単位を表示(設定方法)

岡山市北区 個別指導 実践型パソコン教室

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実践型個別指導 身体で覚える実践パソコン

講師きびだんご店長

あなたは、コースで学ぶ?自由に学ぶ?(充実した内容でお財布にやさしい教室)

 

エクセルで作成している時の考え方で大事な事があります。
それは、他の方が作成を引継ぎをした時に、便利な機能で、
初心者の方でも、入力しやすくしておくこと。
これを意識し作成する事です。

 

例えば下図のような各県の果物出荷表があったとします。

ユーザー表示形式で個1

 

この表に実は個数をつけたかったのですが、
例えばC3番地に3個、D3番地に4個E3番地に2個と入力すると
数字認識から文字認識へと変わり(数字の横に個がつくと文字になる)
合計9が計算式(SMU関数)で出なくなります。

 

そこで、数字認識をしたままにする事を目的に表示形式で個と表示させてみます。

上記の解説が難しく感じた方は、これからの作業を実際にして試してみましょう。

 

C3~F6を範囲選択する。

ユーザー表示形式で個2

 

数値グループの①数値ダイアログボックスランチャークリック

セルの書式設定ダイアログ

②表示形式 → ユーザー設定 

 G/標準”個”  と入力してOKをクリック

※  ”   ”   は半角入力

ユーザー表示形式で個3

 

すると下図のように 個数が表示される。

ユーザー表示形式で個4

手入力で「個」と入力していないので、数字認識されている。

よって、○個という表示で合計関数(SUM関数)が使えるようになった。

 

 

もう少し便利な技を習得しにしに来てください。

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出来る様になるには時間が必要

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講師きびだんご桃子

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先日、教室に飛び込みの方がいらっしゃいました。

その方はエクセル初心者で、表の編集がどうしても難しくて直せないとお困りでした。

「職場でよく知っている人がいるけど、聞くと怒られるから・・・。」何度も仰ってました。

 

今までよくお聞きするのが、職場で上司や先輩に最初は少し教えてもらっていても

その後やり方を尋ねると怒られてしまうから、なかなか聞けなくて困っていると

同じ様な事を今までたくさん聞いてきました。

 

1

 

今回、飛び込みの方のエクセルの書類を確認しましたら、内容は上級者レベル。

もしくは、エクセルの応用、編集に慣れた資格取得者のスキルをお持ちでないと難しい内容でした。

正直、初心者には酷な内容でした。

しかも就職の求人条件が「PCで簡単な入力ができる程度」だったのにも関わらず、

仕事を始めたばかりの人に、この内容を任せるのはとても無理がある内容でした。

 

会社でパソコンを使った書類作成をわかりやすく丁寧に、時間を掛けて研修や勉強会などで

操作方法をお伝えしているところは少ないと思います。

 

私の周りで聞いていても、書類作成など丁寧に教えてくれるところはありませんでした。

困った時は同僚に教えてもらい、慣れない書類作成をして何とか日々追われながら

必死に報告、提出をしている様です。他にももっと厳しいところを聞いています。

 

お聞きしていると、年々社内で人に対する言葉が感情的になり酷くなっている様に感じます。

会社は人手不足で一人の抱える仕事量も増えているのと、忙しく丁寧に人に教える余裕もなく、

会社では即戦力を求めるのが現状で、会社が人を長年かけて育てるというのは少ない様に感じます。

 

技術を習得したり、知識を覚えたり、何かを達成し完成させる為の能力を身に付けるには

どうしても最低限の「時間」が必要です。

本番や試合に向けて練習に時間を掛けるのと同じです。

その練習する時間を十分にせず、省略するとどうなるかミスや失敗を起こしたりします。

 

今度は逆に、技術や専門的な知識があれば、人に教えるのは上手かといえば違います。

私個人の考えですが、PCの講師の資格を取得してきっと自信が付くのかと思ったら、

全く逆で、自信も気力も日に日に無くなりました。

実際に一人一人にお伝え、教えるのはこれ程まで大変な事だとは思ってもみませんでした。

うまく伝えれず結果が出せず悩み、毎日壁に打ち当たる日々でした。

 

それだけ最初の頃は、講師になっただけで満足していた部分もあり、

大きな勘違いをしていた自分を深く反省しました。

教え方、伝え方は全く別で、PCの知識・技術を習得したその時間と、

人にお伝えすることが出来る様になるには、その数十倍以上の時間と

その他いろいろ勉強と経験が必要だとわかりました。

日々万全な体調管理をする事、自分自身の感情のコントロール、

常に自分に対して厳しく向き合い問いかけながら、毎日反省と勉強をしています。

 

きっと会社の人も、部下や新人にどう教えたらいいか悩まれていると思います。

また教えてもらう側も、自分が出来る範囲の中で精一杯しているけど、

良い結果が出せず悩まれていると・・・。

この様な書類も、内容を確実に理解し一つ一つ段階を踏んでいけば出来ますよ。

教室では、同じ様なお悩みで始められた生徒様は多くいらっしゃいます。

一緒に頑張りましょうね。

 

 

 

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様々な書類作成をしっかり習得

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教室に通われている生徒様で自営業の方も多く、必要な業務の書類作成をされています。

Word、Excelで作成されてるのですが、既存のファイルから作成したり、一から作成など、

見やすいように作り直したり、既存のデータを更に改善されたりと種類も様々です。

 

20160120雪花1

 

複雑な形式なものから、もっと誰にでも使いやすいように作り直す、工夫することも必要です。

 

また、書類作成で具体的にこの形にしたいというご要望もあれば、

それに合った形に、目的に合わせて作成もしています。

 

書類作成でお困りの方、就職先で必要な再就職の方、学生さん、初心者の方でも出来る様に、

それぞれに合わせて書類作成の重要ポイントを習いながら作成を進めていきます。

今では、ネットワーク関連でファイル管理も職種によって使われてるところもあります。

その知識と連携方法など、これから必要なこともお伝え致します。

 

 

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エクセル 四捨五入・切り捨て・切り上げ どうなってるの?

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実践型個別指導 身体で覚える実践パソコン

講師きびだんご店長

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消費税の計算や商品の割引などをする時に必要な知識が
四捨五入、切り捨て、切り上げ だと思います。

この3つの関係、皆様迷われた事はないでしょうか?

しかしながら、ここを把握しておかないと
エクセル関数 ROUND、ROUNDDOWN、ROWNDUP等が使えなくなります。

今回はこの四捨五入、切り捨て、切り上げにスポットを当ててみました。
表と図にまとめてみましたので確認しましょう♪

事例数字 123.456  の 四捨五入・切り捨て・切り上げ です。

四捨五入と切り捨て切り上げ表と図

四捨五入・切り捨て・切り上げの関数に入る前に、

この表と「にらめっこ」しましょう。

理解したら、旨い珈琲で一休みです。
ここではすぐに次に行かないのがポイントです。

 

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エクセル 複数選択 複数入力

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実践型個別指導 身体で覚える実践パソコン

講師きびだんご店長

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パソコンの勉強は、基礎を中心に簡単な事から、つまみ食いして行くと良い。

今回は複数選択と複数入力を覚えましょう。

下記のような表でD3~D6に担当者を入力したい場合。
一気に入力する(1回の入力で)方法です。

※リストを使えば更に便利ですが今回は省きます

エクセル 複数選択1

目的 D3、D5、D6に「さる」と入力したい。

複数選択を覚える

①まずD3をクリック。以下はCtrlキーを押したまま D5、D6をクリック。

複数入力を覚える

②最後のD6をクリックしたら、
そこへ「さる」と入力し、Ctrl キーを押したままEnterキーを押す。

エクセル 複数選択2

これだけで、エクセルの表に複数入力ができる。

エクセル 複数選択3

 

どうでしょうか?

簡単な事なのですが、知っていると知っていないとでは作成スピードが違います。

簡単な事をドンドンと積み重ねて行きましょう。

 

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Excel ふりがな表示の2パターン

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Excelで表作成。顧客情報の入力の時によく使う機能。

それは、ふりがな です。

日本語は難しく、ふりがなを表示しておく事が基本中の基本。

これには2つのパターンがあると思ってください。

 

例えば下記のような表作成をしたとします。

Excel ふりがな2パターン1

さっそく、ふりがなを入力します。

パターン1 漢字入力の同じセル内にふりがなを表示

下記図のように

ホーム → フォントグループ → ふりがなの表示 をクリック

Excel ふりがな2パターン2

同じセル内に、ふりがな が表示されました。

これは、簡単ですね。

Excel ふりがな2パターン3

 

パターン2 隣のセルにふりがなを表示

ふりがなを表示したいセルをクリック

fx をクリック(下図赤丸)

関数の挿入ダイアログボックスからPHONETICを探しOKをクリック

Excel ふりがな2パターン4

関数の引数ボックスに切り替わる

参照には、ふりがなの対象となる場所をクリックしてOK

(今回は山田太郎のセル)

Excel ふりがな2パターン5

すると・・・どうでしょう。

隣のPHONETIC関数を使ったセルに

ヤマダタロウ という ふりがな が表示されました。

Excel ふりがな2パターン6

顧客情報の入力には、必ず ふりがな があると思います。

ここは、外さないで覚えておきたい所ですね。

 

 

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