IT 1NOTE パソコンスクール

岡山市北区・静かな住宅街のパソコン教室。仕事、日常生活でパソコン活用術。 スマホやタブレット~資格取得まで。IT1NOTE(アイティーワンノート) パソコンスクールつしま校

TEL.086-252-7585

〒700-0088 岡山市北区津島笹が瀬10-16

引き継ぎ書類

渡されたファイルを修正する場合

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講師きびだんご桃子

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仕事の書類作成では、一からファイル作成される場合と、

前任から渡されたファイルや引き継ぎをした書類の訂正・修正の場合があります。

 

最終的に書類の完成が同じでも、最初のスタートするところからが違います。

 

特に、渡されたファイルや引き継ぎされた書類の修正などは、前任の方が作成された書式形式なので、

どのように作成されたのか設定内容を把握しないといけません。

 

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一から作成とは違い、すでに形が出来上がってる書類の方が、間違った設定や、

複雑な設定が掛かっている場合もあり、そこを見付けて

書類のパターンに合う設定に作り直す事に、時間が掛かる場合もあります。

 

ファイルを引き継ぎされた生徒様が、

「自分が使いやすいファイルに一から作り直します!」と仰ってました。

 

同じように「一部を修正するだけではなく、改めて一からファイルを作ってみたい。」という事でしたら、

一部だけでも、一から作り直すのも、それぞれに合わせて生徒様にお伝えしております。

 

 

 

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引き継ぎ書類を改善

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お勤めされてる生徒様から、職場での書類作成についてよくあるお悩み、ご相談では、

前任から引き継ぎでもらった書類の作りが、難しい形式や本題に合う最適な形式で

作成されていない事が多く、前任から引き継ぎされた社員が、後で手直ししたり修正するのに

使いづらく、作成の時間や手間が掛かるという事をよくお聞きしております。

 

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その書類を確認させていただきましたら、どのソフトを使用して、どの様な形で作成した方がいいか

最も使い易い最適な形が分かるのですが、前任の作成されたものは別のソフトを使用し、

使っている機能や設定が不十分な表や書類を作成されている事があります。

出来上がっているその形式でも構わないのですが、無理に難しい形を使用し、

わざわざ効率の悪い方法で作成されてると、日々の業務に作成する時間が余計に掛かってしまいます。

 

表や書類など、見本になるひな型を元に、思い切って一から作り直す方法が良い場合もあります。

 

後々のことを考えて、引き継ぎの書類を自分以外の誰にでも初心者の方でも、

見やすい、使いやすい、わかりやすい内容に改善し、書類作成して残しておけば、

日々の業務の中で作成する時間も更に短縮できると思います。

 

 

 

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